4. Обеспечение надежной работы

4.1. Установка и настройка

Установка/настройка и текущее обслуживание обычно требуют одинакового набора навыков, и поэтому обычно осуществляются одним и тем же персоналом. В принципе, установка и настройка электронной библиотеки - единовременная задача, требующая относительно короткого периода работы квалифицированного IT персонала - несколько полных рабочих дней. Точный срок, требуемый на установку и настройку, будет зависеть от программного обеспечения, которое вы выбрали, от сложности настройки и системной архитектуры. Чем больше вы будете придерживаться настроек «по умолчанию», рекомендованным платформой, тем быстрее будет выполнена задача.

В идеале, вам следует привлечь или назначить для проекта технический персонал, который уже имеет опыт работы с техникой и выбранным вами программным обеспечением. Если у вас нет никого на примете, то вам нужно подумать о средствах и времени для процесса обучения. Изготовитель программного обеспечения может взять обучение сотрудников на себя, и тогда нужно отправить персонал к нему для прохождения курсов.

Общераспространённое программное обеспечение достаточно быстро устанавливается - примерно две недели для стандартной конфигурации. Предполагается, что вы ничего не меняете в конфигурации, не считая, например, изменения логотипа и названия вашей организации, названия ЭБ и контактных данных администратора. Если же вы хотите, чтобы внешний вид ЭБ соответствовал вашему корпоративному стилю, то выделите на это от одной недели до месяца. Также важно тщательно записывать все проделанные вами шаги, чтобы вы могли воспроизвести их в дальнейшем, например, при обновлении программного обеспечения. Такие записи, конечно, увеличивают время выполнения работ, но помогут вам в дальнейшем.

Если вы хотите предварительно загрузить в вашу ЭБ какие-то материалы, например, книги, оцифрованные по прежним проектам, то для этого отведите еще неделю или две. Конечно, для этого можно использовать и аутсорсинг — привлечение сторонних исполнителей, например, подходящего провайдера услуг или людей, имеющих опыт. Однако и в этом случае вам потребуется время для технических работ, для связей и управления проектами, поэтому все равно придётся серьёзно рассмотреть вопрос о командировании персонала на специальные курсы для обучения навыкам текущего обслуживания ЭБ.

4.2. Техническая поддержка

Стабильно работающая ЭБ предъявляет довольно скромные технические требования к своему обслуживанию, большинство из них может быть успешно решено вашими IT службами, либо провайдером услуг.

Возможно, наиболее важной задачей будет сохранение или репликация ваших данных на внешние носители, по крайней мере, ежедневно. Следует проверить, как происходит восстановление ЭБ, и какое для этого требуется время. Для разрешения подобных вопросов следует назначить отдельного человека, лучше всего того, кто устанавливал ЭБ, а не местную службу компьютерной поддержки. Также следует утвердить соглашения об уровне обслуживания: нужен ли вам для обслуживания человек на полный рабочий день, на один день в месяц или половины дня в неделю будет достаточно на ближайший год.

Обновление программного обеспечения – отдельная задача. Опыт показывает, что установление обновлений может требовать значительных усилий, особенно если изменения касаются самого ПО и/или связанных с ним баз данных, либо если вы значительно меняете структуру сайта. Временные затраты зависят от многих причин и могут занять от недели до месяца полномасштабных технических работ. Может помочь составление предварительного плана работ для определения задач, которые предстоит решить, и требуемых усилий. Так же как и при установке программного обеспечения, нужно рассчитывать на полный рабочий день занятости технического персонала.

4.3 Методы размещения материалов

Есть два принципиально разных подхода к размещению документов в ЭБ: самоархивация (сам автор размещает материалы) и посредническое размещение (специально назначенный человек из вашего штата размещает материалы от имени автора). В иностранной литературе сейчас используют термин «ingest», понимая под этим весь процесс размещения материала в ЭБ, включая его проверку, каталогизацию и запись в нужном количестве копий. В России тоже иногда используют «кальку» этого слова -«ингест». Оба подхода требуют значительных административных усилий, таких как размещение реальных авторских запросов, создание PDF файлов, проверка качества материалов и даже создание хранилищ. На первый взгляд, самоархивация требует значительно меньше административных усилий, но авторы совершают при этом больше ошибок, а это сводит на нет всю экономию. Посреднические услуги приносят большую пользу, т.к. это означает лучшее качество работу.

Расчёт времени во многом зависит от скорости архивации (надеюсь, далее мы обсудим методы измерения скорости). Сторонники посреднического подхода утверждают, что для размещения отдельной единицы хранения нужно 10 минут. Более сложные случаи требуют большего времени (если, например, вам нужно соединить несколько файлов в один). Полностью посредническая работа по архивации может занять до 30 минут на одну единицу хранения, включая и административные функции. Это вполовину меньше, чем при способе самоархивации самим автором.

Принимая во внимание эти расчёты и ожидаемую скорость размещения, вы можете подсчитать, сколько вам требуется администраторов на полный рабочий день. Используя посреднические услуги в большой организации, вам следует рассчитывать на полную занятость администраторов. Этого можно избежать, если организация не такая большая или используется размещение документов самими авторами.

4.4. Оборудование

Помимо обычного офисного оборудования, для ЭБ вам понадобится сервер. Для подбора нужных характеристик сервера просмотрите системные требования выбранного программного обеспечения.

Если не хотите лишних хлопот, то позвольте IT персоналу сделать эту работу за вас. Вам, вероятно, предложат разные варианты: разделяемый, виртуальный или выделенный сервер. Постарайтесь не углубляться в вопросы стоимости оборудования. Единственно важный вопрос — это производительность. Медленная работа сведёт на нет готовность пользователей работать с вашей ЭБ. Если это необходимо, проверьте производительность оборудования на пробной версии программного обеспечения. Это даст вам необходимый критерий для оценки таких параметров как время загрузки домашней страницы, время входа в систему, время смены страниц, время загрузки обычного PDF файла и т.д.

Некоторое программное обеспечение требует размещения всех своих компонентов на одном сервере. Это нормально, но вы можете столкнуться с ситуацией, когда домашняя страница организации расположена на одном сервере, а база MySQL на другом. Если такой разделяемый подход вызывает неоправданные осложнения, используйте выделенный сервер.

Поддержка сервера должна быть стандартной процедурой для IT службы. Вам следует предусмотреть ситуацию, при которой сервер может выйти из строя или будет отключен для профилактических работ. Идеальный вариант — это отказоустойчивая конфигурация, т.е. второй параллельный сервер.

Работа с ЭБ должна быть организована так, чтобы вам не нужно было постоянно следить за состоянием сервера, операционной системы и обновлениями программного обеспечения. Если центральная служба поддержки обновляет все сервера по графику, вы должны быть просто предупреждены заранее об этих процедурах, т.к. возможны негативные последствия для работающих программ ЭБ. Хотя, вы и сами должны иметь право инициировать процесс обновления, если увидите, что производительность опустилась ниже приемлемого уровня.

Предположительный срок службы программного обеспечения – четыре – пять лет, поэтому соответственно планируйте бюджет на это время.

4.5. Вопросы

• Определили ли вы должным образом и в полном объёме требования к ЭБ?
• Где будет размещаться ЭБ и кто будет ее поддерживать?
• Каковы доводы за и против открытого программного обеспечения и подходит ли оно для вас?
• Обдумали ли вы вопрос о покупке программного обеспечения и/или поддержки его?
• Ожидается ли рост вашей ЭБ? Рассчитана ли системная архитектура на увеличение ЭБ?
• Рассмотрели ли вы вопрос об обслуживании? Будет ли ЭБ доступна 24 часа в сутки 7 дней в неделю? Получат ли пользователи то, что ожидают?
• Как вы намерены настраивать программное обеспечение — внешний вид, хранение метаданных, web интерфейс?
• Запускаете ли вы пилотный проект или промышленную эксплуатацию? Если это пилотный проект, то кто и когда это осуществит; и как вы перейдёте к промышленной эксплуатации?
• Кто будет отвечать за вопросы поддержки ЭБ?
• Как будет производится выгрузка данных из ЭБ в случае установки более современного программного обеспечения?
• Рассмотрели ли вы вопрос о росте ЭБ на ближайшие 3, 5, 10 лет и есть ли у вас достаточно для этого места или можете увеличить его?
• Достаточно ли у вас места и возможностей для резервного копирования ЭБ?
• Подобрали ли вы персонал достаточной квалификации для установки ЭБ?
• Подобрали ли персонал достаточной квалификации для настройки ЭБ (входные формы, схемы метаданных, создание коллекции и т.д.)?
• Подобрали ли вы персонал способный настраивать внешний вид ЭБ (соответствие корпоративному стилю)?
• Знаете ли вы, у кого есть доступ к системе, с которой вы хотите интегрировать ЭБ (имеется в виду знание пароля для входа в систему)?
• Знаете ли вы, как будете вести документацию и сохранять детали настройки ЭБ для дальнейшего использования?
• Запланировали ли вы дополнительное время для работ по развитию технической инфраструктуры ЭБ?
• Знаете ли вы, кто будет отслеживать появление новых версий и обновлений?
• Кто будет обеспечивать постоянную техническую поддержку и день за днём решать возникающие технические вопросы?
• Какими цифровыми форматами может оперировать ЭБ в долгосрочной перспективе? Будет ли работать ЭБ с авторскими форматами?
• Существует ли план действий для отслеживания форматов, используемых в ЭБ и для оценки возможных рисков связанных с этими форматами? Знаете ли вы какой для этого может быть использован инструментарий?
• Следует ли использовать для обслуживания ЭБ услуги аутсорсинга?
• Учитывает ли бюджет ЭБ все требования, неоходимые для устойчивой работы?

ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ БИБЛИОТЕК