Интерактивная система распространения изданий, опубликованных при поддержке РФФИ
Одним из направлений деятельности Российского фонда фундаментальных исследований (РФФИ) [1] является финансирование издания монографий в области фундаментальных наук. Поддержка издательских проектов осуществляется в рамках специального конкурса, по условиям которого руководители проектов обязуются после выхода из печати изданий предоставить часть тиража уполномоченным РФФИ организациям для последующего распространения между российскими вузами и научными организациями (включая библиотеки). С мая 2012 года Библиотека по естественным наукам (БЕН) РАН обеспечивает распределение таких изданий между научными организациями (ранее этим занимался коллектор «Научный мир»). В соответствии с договором, заключенным между РФФИ и БЕН РАН, последняя выполняет следующие функции:
- информирование заинтересованных организаций (путем размещения соответствующей информации на специальном сайте) об изданиях, готовящихся к выпуску (на основании информации о поддержанных проектах, получаемой от РФФИ);
- прием от издательств (или руководителей поддержанных проектов) установленного РФФИ количества экземпляров вышедших из печати изданий и отражение их поступлений на сайте;
- научное описание всех поступивших от грантодержателей изданий (с индексированием по системе УДК и указанием, что издание опубликовано при поддержке РФФИ) и отражение их в Интернет-каталоге БЕН РАН;
- постоянное хранение в своих фондах, по крайней мере, одного экземпляра всех полученных изданий и предоставление их читателям Библиотеки и абонентам МБА;
- прием заказов на издания от научных организаций и библиотек;
- передача изданий (с оформлением необходимых документов) заинтересованным организациям в соответствии с их заказами.
Для решения всего комплекса перечисленных задач в БЕН РАН разработана специальная автоматизированная Интернет-система. Система реализована на основе технологии Microsoft ASP.NET 4 на платформе Microsoft .NET Framework в среде разработки Microsoft Visual Studio 2010 с использованием языка программирования C#. Базы данных системы поддерживаются Microsoft SQL Server 2008. Работа пользователей с системой осуществляется при помощи стандартных Интернет-браузеров.
Система состоит из двух взаимосвязанных блоков - административного и пользовательского. В системе создаются и поддерживаются базы данных организаций (заказчиков изданий) и научных изданий.
База данных организаций содержит следующие обязательные поля:
• полное название организации;
• сокращенное название организации;
• почтовый адрес;
• телефон;
• адрес электронной почты;
• фамилия, имя и отчество ответственного лица;
• данные договора c БЕН РАН;
• тип организации (вуз, НИУ РАН, библиотека и т.п.);
• способ отправки заказанных изданий (самовывоз, отправка по почте, отправка через транспортные компании);
• логин и пароль для доступа к пользовательскому блоку.
Программное обеспечение позволяет администратору вводить информацию о новых организациях, редактировать поля базы данных, проводить поиск по любому полю и их сочетаниям, получать статистические данные по различным параметрам.
База данных изданий содержит следующие поля:
• библиографическое описание издания;
• аннотация;
• сведения об авторе (руководителе проекта РФФИ);
• тематика издания;
• номер гранта РФФИ, поддержавшего публикацию издания;
• количество полученных экземпляров;
• номер технологического места хранения поступившего издания в БЕН РАН;
• идентификатор издания в системе «Библиобус».
Система «Библиобус» - это комплексная автоматизированная система БЕН РАН, обеспечивающей автоматизацию всех технологических процессов по «пути книги» для непериодических изданий [2]. Тематика издания указывается в соответствии с рубрикатором РФФИ:
01. математика, механика, информатика
02. физика, астрономия
03. химия и наука о материалах
04. биология и медицинская наука
05. науки о Земле
06. науки о человеке и обществе
07. информационные технологии и вычислительные системы
08. фундаментальные основы инженерных наук
РФФИ передает в БЕН РАН информацию о поддержанных проектах в формате EXCEL-таблицы, содержащей данные по проекту, которыми располагает РФФИ:
- номер проекта;
- руководитель проекта;
- название проекта.
Эта информация автоматически загружается в базу данных изданий и становится доступной для авторизованных пользователей.
При поступлении изданий от грантодержателя в БЕН РАН первый экземпляр каждого издания направляется на автоматизированную обработку по технологии, принятой в БЕН РАН. В результате обработки в системе «Библиобус» формируется полное библиографическое описание издания (с указанием в примечании, что оно подготовлено при поддержке РФФИ) и набор его отсканированных страниц (обложка, титульный лист, аннотация, оглавление). После обработки издания его идентификатор (сформированный в базе данных «Библиобус») вводится в базу данных изданий, что позволяет в дальнейшем организациям-заказчикам знакомиться с библиографическим описанием и отсканированными страницами издания.
Для просмотра информации и заказа изданий организация-заказчик входит в пользовательский блок системы под своим логином и паролем. Система предоставляет возможность работы как со всей новой информацией об изданиях, (которые организация еще не заказывала), так и выборочно по тематическим разделам (в соответствии с верхним уровнем рубрикатора РФФИ).
На рис. 1 представлены описания изданий из тематического раздела «Науки о Земле». Рядом с каждым описанием находится дата размещения информации об издании в системе, а также образ обложки издания. Щелчок «мыши» на картинке позволяет пользователю просматривать образы других отсканированных страниц издания.
 |
Рис. 1. Описания изданий из тематического раздела «Науки о Земле»
Выбрав издание для заказа, пользователю нужно перейти по ссылке «Заказать», которая находится под описанием издания (см. рис.1), и ввести необходимое количество экземпляров. В системе организован автоматический контроль количества заказанных экземпляров: общее число заказанных организациями экземпляров не должно превышать количества имеющихся экземпляров данного издания. После того, как количество доступных экземпляров будет исчерпано, система прекратит прием заказов на данное издание. Пользователь имеет возможность просмотреть и скорректировать свои заказы в любой момент времени до отправки ему изданий. Кроме того, если организации уже отправлен заказ, а ей необходимо еще заказать экземпляры уже отправленного ей издания, система позволяет сформировать дополнительный заказ (в том случае, если еще остались экземпляры необходимого издания).
Максимальный срок приема заказов на каждое издание 6 месяцев. После истечения данного срока издание перестает быть доступным для заказа, а невостребованные экземпляры передаются грантодержателю.
В процессе подготовки к отправке заказанных изданий в системе формируется расходный акт. Он используется и как «передаточный» документ, и как список, по которому осуществляется подбор изданий для отправки заказчику. Акт содержит следующие данные о заказанных изданиях: библиографическое описание издания, количество заказанных экземпляров, место хранения (для формирования отправляемой партии), общее количество заказанных экземпляров. Вверху акта распечатывается его штрих-код, автоматически формируемый системой. При отправке партии изданий сотрудник Библиотеки считывает при помощи сканера штрих-код с соответствующего акта, в результате чего на электронный адрес организации-заказчика, содержащийся в базе данных, автоматически передается сообщение о выполнении заказа.
Блок администратора системы позволяет получать многоаспектную справочно-статистическую информацию о поступивших и распределенных изданиях, необходимую для РФФИ и БЕН РАН. По каждому изданию администратор может видеть информацию о том, какие организации данное издание заказали, количество заказанных изданий, даты заказов, даты формирования расходных актов и отправки заказов (см. рис.2).
 |
Рис. 2. Информация о заказах на издание
Система функционирует в технологическом режиме в БЕН РАН и положительно оценивается пользователями.
Литература:
1. http://www.rfbr.ru
2. Васильев А.В. Функциональные особенности АИБС "Библиобус" // Новые технологии в информационно библиотечном обеспечении научных исследований: Сборник научных трудов. – Екатеринбург, 2010. – С. 95 99.