«Информационные Ресурсы России» №3, 2012

С каждым днем интернет все больше внедряется в информационную сферу нашей жизни, становясь средством хранения и распространения информации. Последние десятилетия в России характеризуются интенсивным развитием сети Интернет и быстрым ростом числа веб-сайтов. Современное развитие информационных и телекоммуникационных технологий требует от архивов перехода на новый вид работ, тесно связанный с развитием компьютерных технологий.

Освоение интернет-пространства российскими архивами - достаточно молодое направление в развитии архивной отрасли. В 1995 г. Росархив разработал и утвердил Концепцию информатизации архивного дела России (1997–2000 гг.), в соответствии с которой начались разработка и внедрение программного комплекса «Архивный фонд», появился интернет-портал «Архивы России» [1], на котором в настоящее время представлен широкий спектр онлайн-проектов российских архивов.

После 2000 года в архивном деле произошли значительные изменения, и они связаны, прежде всего, с принятием федеральных законов и постановлений, направленных на изменение информационной области деятельности архивных учреждений. Была разработана «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.» [1] в соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 г.

Приоритетным направлением данной программы является формирование современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений страны, выполняющих важные общественные и государственные функции. Основными направлениями деятельности в соответствии с этим проектом становятся внедрение электронного делопроизводства и документооборота, формирование цифрового контента, развитие сервисов для обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, а также организация приема на постоянное хранение и дальнейшего использования электронных документов.

Таким образом, направление по развитию информатизации общества обусловили предпосылки создания современной информационной инфраструктуры архивных учреждений. В течение последних десяти лет большое количество архивов, действующих на территории России, создали свои интернет-порталы. Всего в Рунете насчитывается более ста самостоятельных архивных сайтов и разделов как в рамках крупного интернет-портала «Архивы РАН», на котором сосредоточена информация о большинстве государственных архивов, так и в виде самостоятельных интернет-проектов. Вовлечение в интернет-пространство архивов характерно также и для ведомственных учреждений, к каковым относятся научные архивы Российской академии наук.

В рамках Уральского отделения РАН действует Региональная целевая программа развития вычислительных, телекоммуникационных и информационных ресурсов УрО РАН (РЦП УрО РАН), которая была учреждена Президиумом УрО РАН в 2001 г. по инициативе объединенного Ученого Совета по математике, механике и информатике УрО РАН. Целью создания этой программы стала поддержка развития телекоммуникационной и вычислительной инфраструктуры Уральского отделения РАН в связи с широким использованием интернета для развития научных исследований. При поддержке региональной целевой программы УрО РАН в 2011 г. был создан официальный сайт Научного архива Коми НЦ УрО РАН (http://www.sa.komisc.ru).

Коми Научный центр УрО РАН, созданный в 1944 г., сегодня является крупным академическим центром на Европейском Севере России. В структуру центра входят шесть специализированных институтов: Институт геологии, Институт биологии, Институт языка литературы и истории, Институт химии, Институт социально-экономических и энергетических проблем севера, Институт физиологии. В 1953 г. в составе Коми НЦ УрО РАН был создан Научный архив, который стал главным хранилищем документов по истории науки, научных учреждений, исследований отдельных ученых в данном регионе.

Основной целью создания сайта стало формирование информационного ресурса, официально извещающего о деятельности академического архива, обеспечение свободного онлайн-доступа к справочным архивным ресурсам, создание и развитие информационной системы обслуживания запросов и оказание услуг населению и организациям в электронной форме.

В ходе выполнения проекта разработчики в сравнительном плане анализировали уже созданные информационные ресурсы архивов. Главная проблема, с которой сталкиваются архивные учреждения, работающие над отдельными интернет-проектами, – в масштабах отрасли еще не устоялось единого понимания и мнения о роли сети Интернет для развития архивной работы. Отсюда совершенно разная наполняемость сайтов. На одних представлена только справочная информация об архиве, на других представлена краткая информация о фондах. Лишь крупнейшие государственные архивы представили для пользователей интернет-пространства полные реестры фондов и описей, а также полнотекстовые копии хранящихся документов (Государственный архив РФ, Российский государственный исторический архив, Российский государственный архив литературы и искусства). Передовой опыт крупнейших федеральных архивов РФ и современная законодательная база логически подводят к дальнейшей демократизации архивной информации в Сети, к развитию услуг в удаленном доступе. Однако на сегодняшний день большинство сайтов представляют в интернете информацию о самих архивах, но не знакомят с составом и содержанием фондов. В такой ситуации проблему разработки структуры и контента собственного сайта отдельно взятый архив решает самостоятельно. Как правило, контенты архивных сайтов уникальны и рассчитаны на привлечение «своего» читателя, которого можно заинтересовать, в первую очередь, регулярно обновляемым и профессионально ориентированным содержанием.

Попытки корпоративного объединения научных архивов РАН в рамках единого информационного проекта наталкиваются на отсутствие современной нормативно-правовой основы, регулирующей права и обязанности сторон, целевых финансовых средств на внедрение информационных технологий в архивы системы, на программно-техническое сопровождение работ, разный уровень оснащенности архивов техникой и обеспеченности подготовленным персоналом. К удивлению, и об этом приходится говорить в наш цифровой век.

Основной целью архивистов Научного архива Коми НЦ УрО РАН являлось создание интересного, оригинального и регулярно обновляемого контента, который не только привлечет читателя, но и сделает его постоянным пользователем информационного ресурса. При разработке дизайна внимание уделялось, прежде всего, созданию условий для удобного использования интернет-ресурса. За основу была взята привычная для большинства пользователей структура компоновки меню сайта. Также для удобства пользователей на сайте предусмотрена навигация – возможность поиска и карта сайта.

Сайт написан с использованием CSM Joomla, опубликован на сервере Президиума Коми НЦ УрО РАН. Важной особенностью системы является минимальный набор инструментов при начальной установке, который дополняется по мере необходимости. Это снижает загромождение административной панели ненужными элементами, снижает нагрузку на сервер и экономит место на хостинге. Основной задачей создания сайта стало обеспечение заинтересованным пользователям широкого доступа к архивным информационным ресурсам собственной генерации. В результате реализованы основные информационные функции архивного сайта: опубликованы справочные сведения (место нахождения архива, время работы читального зала), нормативные документы (определяющие работу архива и порядок доступа исследователей к фондам), осуществлено широкое информирование пользователей о научно-организационной и исследовательской деятельности архива. Кроме этого, на сайте размещены электронные издания – справочники, сборники документов, научные статьи и монографии коллектива сотрудников архива. Этот раздел призван решать задачи популяризации архивных документов, доведения архивной информации до потребителя через телекоммуникационные средства.

Включение фотодокументов в контент нового интернет-сайта Научного архива Коми НЦ УрО РАН является современным направлением популяризации архивного визуального наследия. На страницах сайта размещены электронные версии фотовыставок, фотоальбомы. Создание сайта архива позволило расширить доступ к уникальным фотодокументам. Визуальный ряд всегда привлекает наибольшее внимание у посетителей сайта. От этого напрямую зависит рост посещаемости сайта. В дальнейшем планируется регулярно размещать на сайте новые виртуальные выставки, подготовленные сотрудниками архива.

В результате многолетней работы в области использования современных информационных технологий в Научном архиве Коми НЦ УрО РАН был создан определенный задел научно-справочной документации в электронном виде, что позволило не тратить время на оцифровывание документов и разместить на страницах сайта полный реестр фондов и описей, путеводитель для ознакомления с составом документов каждого фонда, хранящегося в архиве, описи дел. Публикация на сайте электронных описей архива важнейшее направление в создании архивного информационного ресурса. Исследователи получили доступ к документальному наследию по истории становления академической науки и развитию научных исследований на Европейском Севере России. Теперь имеется возможность, не приходя в архив, вести тематический поиск по описям архива, формировать заявки для работы в читальном зале.

Новой опцией для официального сайта Научного архива Коми НЦ УрО РАН стала организация виртуальной справочной службы, созданной для обслуживания пользователей в онлайн-режиме. Виртуальная справочная служба выполняет разовые запросы удаленных пользователей, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан (оформление социально-правовых запросов о подтверждении трудового стажа; о предоставлении отпусков; о командировании в районы Крайнего Севера; об особых условиях труда; о заработной плате и др.). Пользователям предоставлена возможность самостоятельно провести тематический и адресный поиск документальных материалов по фондам архива и оформить заказ на выдачу дел, обозначив время посещения читального зала. Кроме того, у пользователей имеется возможность подать любой тематический запрос, связанный с основной деятельностью научного архива. Воспользовавшись виртуальной справочной службой, пользователь приходит в архив либо уже за готовым документом (справкой социально-правового характера), либо сразу приступает к работе с документами по теме исследования, не тратя время на поисковую работу в каталогах читального зала. Данное направление сайта позволяет многим исследователям получать часть услуг архива в дистанционном режиме.

Структура сайта разрабатывалась на дальнейшую перспективу с целью расширения его функций в будущем. Расширение функционала сайта планируется за счет интегрирования в него информационной системы «Электронный каталог научной и управленческой документации Научного архива Коми научного центра УрО РАН» с веб-интерфейсом. Разработка концепции базы данных научной документации была начата еще в 2000 г. Была создана собственная поисковая программа, ориентированная на исследователей и позволяющая сотрудникам архива формировать научно-справочный аппарат в современной форме электронного каталога. С введением в действие этой программы все новые ежегодные поступления в фонды архива сразу включались в электронный каталог, накапливалась база данных, облегчался поиск необходимой информации. Исследователи в своем поиске могут не обращаться к традиционным описям и карточкам, а, введя часть известной информации в электронную систему о деле, получить список совпадений. Каждый из пунктов результата поиска предоставляет из себя карточку отдельного дела, в которой есть вся необходимая информация. Первоначально база данных была ориентирована на научные документы, но практика показала необходимость включения в базу и других видов документов – управленческих и документов из фондов личного происхождения. Изначально была заложена возможность использования базы пользователями локальной сети Коми НЦ УрО РАН для информирования сотрудников о составе научной документации в архивных фондах. Кроме этого, система в перспективе будет включать поисково-справочные ссылки на полнотекстовые документы архива, тем самым будет сделан важный шаг к созданию электронного архива. Реализация данного проекта позволит организовать онлайн-доступ к архивным информационным ресурсам.

Научный архив Коми НЦ УрО РАН ввел в эксплуатацию свой интернет-сайт, решив многие задачи – обеспечил широкому кругу пользователей открытый доступ к архивным ресурсам, продолжил на современном уровне популяризацию документального научного наследия, организовал обслуживание пользователей в дистанционном режиме. С созданием и размещением сайта в интернете работа над ним не заканчивается. Данное направление деятельности научного архива предполагает непрерывное продолжение работы по наполнению контентом, улучшению функционала ресурса, продвижению сайта в интернете. Наиболее важным фактором, определяющим популярность и востребованность любого сайта, является его регулярное обновление, к чему и стремятся архивисты Научного архива Коми НЦ УрО РАН.

Реалии современного развития информационных ресурсов ставят перед академическими архивистами задачу обеспечения пользователям доступа к документальным фондам РАН через интернет. Эта задача может быть реализована в рамках разработанного Архивом РАН корпоративного информационного ресурса «Информационная система архивов Российской академии наук (ИС АРАН)» (http://www.isaran.ru), интегрирующего все имеющиеся документальные ресурсы академических архивов. Становится все более очевидным, что полномасштабное внедрение этой системы в деятельность академических архивов в масштабах страны – вопрос времени.

Литература:
1.    Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве / О.В.Наумов Информатизация архивного дела в Российской Федерации // Отечественные архивы. - 2011. - № 5. - С. 3-9.