Управление ресурсами централизованной библиотечной системы
Управление ресурсами централизованной библиотечной системы
Библиотека по естественным наукам (БЕН) РАН является одной из крупнейших библиотек страны и основным поставщиков информации для ученых более 150-ти институтов и научных центров Российской академии наук. БЕН РАН возглавляет одну из наиболее крупных и развитых централизованных библиотечных систем (ЦБС). В ее состав входит более 120-ти библиотек НИИ и научных центров РАН, многие из которых обслуживают несколько институтов. Деятельность БЕН РАН как центра, обеспечивающего централизованное комплектование и обработку литературы, формирование электронных ресурсов, предоставление материалов по межбиблиотечному абонементу в последнее время достаточно подробно освещалась в публикациях ИРР [1-3]. В настоящей статье мы представляем направление работ, связанных с управлением ЦБС БЕН РАН как производственного комплекса, реализующего технологические процессы, связанные с приобретением, обработкой, распределением и перераспределением литературы между библиотеками.
Основными критериями качества деятельности ЦБС БЕН РАН являются: полнота комплектования системы в целом (в рамках имеющихся финансовых ресурсов должно быть приобретено максимальное количество ресурсов, представляющих интерес для ученых), точность комплектования каждой библиотеки (в библиотеку должны направляться издания, в максимальной степени соответствующие информационным потребностям ученых, обслуживаемых данной библиотекой), оперативность предоставления ученым информации о поступивших материалах и собственно материалов.
Большие объемы перерабатываемой информации, сложность технологических процессов, высокие требования к оперативности обслуживания ученых обусловили необходимость разработки специальных подходов к управлению ЦБС, основанных на автоматизированном формировании и обработке различных данных «обратной связи», характеризующих качество работы библиотечных специалистов и информационную ценность приобретаемых Библиотекой материалов.
Что касается обеспечения полноты и точности комплектования ЦБС БЕН РАН, то реализованные в БЕН оригинальные подходы к отбору для приобретения новой литературы, основанные на привлечении экспертов из числа ученых, достаточно подробно описаны в [2].
Оценить качество (с точки зрения информационной ценности для ученых-пользователей БЕН РАН) уже приобретенных изданий и при необходимости перераспределить их между библиотеками, а также скорректировать подписку на журналы можно только, анализируя данные о востребованности каждого издания. Для БЕН РАН эта задача является исключительно актуальной, что обусловлено, с одной стороны, важной ролью научной литературы в деятельности ученых РАН, а с другой - недостаточным уровнем финансирования комплектования, не позволяющим приобрести все издания, необходимые ученым.
Оперативность предоставления информации пользователям определяется, наряду с оперативностью приобретения изданий, сроками их обработки в технологических отделах библиотеки, поэтому БЕН РАН уделяет контролю этих сроков большое внимание. В рамках автоматизированной системы «BIBLIOBUS», разработанной и эксплуатируемой в БЕН РАН, автоматически формируются диспетчерские данные о прохождении по технологической цепочке каждого поступившего издания. Эти данные охватывают все процессы, начиная от предварительного заказа и кончая отправкой обработанного издания в фонды одной из библиотек ЦБС, и включают время начала и окончания операции и идентификатор выполнившего ее оператора (комплектатора, каталогизатора и т.п.).
Для обработки данных «обратной связи» в БЕН РАН была разработана Интернет - ориентированная система обобщенного статистического мониторинга «MONITORING» (S-6.10). Эта система является многоцелевой и используется для накопления и обработки статистики практически по всем направлениям деятельности Библиотеки, обеспечивая оперативную «обратную связь» для принятия управленческих решений на основе анализа динамики работы подразделений БЕН и читательского спроса.
Последняя версия системы «MONITORING» (S-6.10) - далее Система, являющаяся развитием ранее созданных версий [4-7], позволяет интегрировать данные о спросе на любые виды изданий по всем каналам обслуживания, связывает их с электронными каталогами и базой данных читателей [8]. Кроме того, Система позволяет осуществлять оперативный контроль прохождения технологических процессов в Библиотеке.
Система функционирует в среде Интранет/Интернет под управлением Windows 2000/2003 Server, установлена на Web–сайте БЕН РАН и в настоящее время эксплуатируется в промышленном режиме.
Особенностью Системы является то, что она не только позволяет формулировать любые запросы на выборку данных по всем полям обрабатываемых баз данных с использованием универсального интерфейса, но и обеспечивает поддержку аппарата штатных (постоянных) запросов, однократно сформированных и сохраненных в специальном блоке. Эти запросы обладают полной функциональностью и могут использоваться как самостоятельные подсистемы «MONITORING».
Информационная база системы
Информационная база Системы (Рис.1) включает:
• Заказы на ксерокопирование материалов с еженедельной выставки новых поступлений в фонды БЕН РАН (ВНП) и из читального зала, которые являются основой для автоматизации финансовых расчетов с заказчиками. С бланков-заказов в компьютер вводятся шифр журнала (книги), год издания, номер читательского билета заказчика, дата, количество заказанных страниц.
• Заказы по МБА, поступившие через интернет, направляемые для выполнения в отдел фондов. Заказы формируются автоматически и содержат шифр хранения издания, его библиографическое описание, вид выполнения (оригинал, ксерокопия) или отказа, количество страниц (если заказана копия), код абонента, дату.
• Заказы на выдачу изданий в читальном зале. Начиная с 2008 года, читатели все заказы вводят либо удаленно, либо «локально» в зале каталогов БЕН, пользуясь автоматизированной системой, реализованной на основе системы ведения электронного каталога книг и продолжающихся изданий БЕН РАН и средств системы регистрации читателей «REGISTR» (R-6.1) [4,9]. Введенные заказы распечатываются в форме требований, необходимых для подбора литературы в хранилище. Информация о заказах загружается в систему MONITORING автоматически при распечатке требований и содержит дату, шифр хранения издания, его библиографическое описание, фамилию читателя и номер его читательского билета. По умолчанию заказы считаются выполненными.
В случае возврата требования из хранилища с отказом дежурный сотрудник Библиотеки считывает напечатанный на требовании штрих-код и выбирает из зафиксированного в системе заказов списка тот или иной вид отказа (например, «в переплете», «утеряно» и т.п.). Кроме отказов на издания, отраженные в каталоге, для целей анализа информационных потребностей ученых и соответствующей корректировки комплектования в Систему вводится информация о запросах пользователей на издания, не заказанные в фонды ЦБС БЕН. Информация вводится дежурным библиографом, работающим с читателями. Шифр на такие издания отсутствует и библиографическое описание в таких случаях вводится со слов читателя с видом отказа «не заказано».
 |
Технологическая информация из комплекса «BIBLIOBUS», содержащая сведения о приобретаемых изданиях, стадиях их обработки, комплектуемых организациях, поставщиках и.т.д. Эту информацию отражают более 250 полей, входящих в состав двух таблиц концептуальной модели базы данных Системы (автоматически вводятся в БД «MONITORING» из технологической БД «Библиобус» [11], функционирующей автономно) и являются поисковыми.
Состав системы
В состав Системы включен ряд блоков, обеспечивающих ввод данных, обработку запросов и выдачу информации по каждому из вышеперечисленных каналов обслуживания, а также универсальный блок, рассчитанный на пользователя высокой квалификации, позволяющий в одном запросе получать рейтинги изданий по всем каналам обслуживания. К каждому из этих блоков могут быть подключены электронные каталоги, позволяющие расширять их поисковые и «отчетные» возможности.
Кроме этих блоков, в Систему включены блоки контроля технологических процессов по «пути книги», с помощью которых формируются отчеты по срокам обработки изданий, оценивается интенсивность труда сотрудников, выполняющих те или иные технологические операции в заданный период времени.
Для управления Системой используются средства специализированного служебного блока «АДМИНИСТРАТОР», реализующего полный функциональный набор операций всех пользовательских блоков системы, а также специфические операции, присущие системам обеспечения информационной безопасности.
Как уже было сказано ранее, в Системе реализована возможность поддержки постоянных (штатных) запросов – один раз сформированных - и при необходимости уточняемых. Этим запросам при их сохранении присваиваются имена, которые используются для их вызова на выполнение. С помощью штатных запросов формируются отчеты, содержащие данные, необходимые для текущего управления технологическими процессами, в том числе, ежемесячная статистика по количеству страниц ксерокопий материалов, заказанных читателями, ежеквартальные данные, характеризующие интенсивность работы сотрудников, выполняющих технологические операции по «пути книги» и т.п. С помощью таких запросов готовится и ежегодная отчётная статистическая информация, характеризующая динамику обработки изданий, приобретенных, систематизированных, каталогизированных и распределенных между библиотеками ЦБС.
Работа с системой
Поскольку MONITORING представляет собой внутреннюю ведомственную систему, к работе с ней допускаются только авторизованные пользователи, которым присваиваются администратором уникальные имена и пароли. В случае правильной авторизации на экране браузера появляется форма корректного входа (в противном случае выводится соответствующая диагностическое сообщение и ввод требуется повторить).
Если на экране браузера появилась форма корректного входа, для продолжения работы используется клавиша с указанием названия требуемого блока (Рис.2).
 |
 |
Блок пользователя содержит три основные области: «Формирование запроса пользователя», «Выбор выводимых полей и функций» и «Консоль пользователя (тип запроса)».
Левая верхняя область («Формирование запроса пользователя») содержит таблицу из 15-ти строк и пяти столбцов, в которую вводится запрос (условия выбора записей из базы данных). Первый столбец содержит раскрывающиеся списки для выбора имен поисковых полей (в приведенном на рис.3 примере список включает 11 полей, необходимых для анализа ксерокопирования материалов из фондов БЕН РАН). Каждая ячейка второго столбца предназначена для ввода поисковой строки символов (это может быть один термин, часть фразы, дата или число, в зависимости от типа выбранного в первом столбце поля); по умолчанию текстовая строка символов ищется от начала поля; чтобы поиск осуществлялся в любом месте поля перед введенной строкой необходимо поставить символ «%». Ячейки третьего столбца содержат раскрывающиеся списки для выбора условий вхождения заданного значения в выбранное поле (список значений включает «содержится», «не содержится», «равно», «не равно», «меньше», «больше», «пустое», «не пустое»). В ячейке четвертого столбца указывается необходимость использования при поиске усечения содержимого поля (если сравнение должно осуществляться на полное совпадение содержимого поля с введенным во второй столбец значением, в ячейке выбирается значение «Нет»; если допускается наличие введенной строки символов в любом месте заданного поля, в ячейке выбирается «Да»). Ячейки пятого столбца содержат раскрывающиеся списки для выбора логической связки со следующей строкой запроса («И», «ИЛИ»). Вместо логической связки «И НЕ» (“AND NOT”) можно использовать связку «И» и оператор отношения «Не равно» (для чисел). С той же целью для символьных значений используется опция (элемент) «Не содержится» раскрывающегося списка «Операция» в соответствующей строке сформулированного запроса.
При обработке нескольких строк запроса по умолчанию устанавливается приоритет операций, принятый в математической логике, - «И», «ИЛИ». Чтобы обеспечить правильное выполнение сложных запросов, содержащих одновременно различные логические связки, в системе реализована возможность использования нескольких вариантов скобочных выражений. Соответствующее выражение нужно выбрать в правой нижней части блока пользователя (раскрывающийся список «Выбор скобочного выражения» области «Консоль пользователя»), предварительно заполнив строки запроса и установив между ними соответствующие логические связки. Ниже будет приведен пример обработки запроса с использованием скобочных выражений.
В системе определены две основные формы представления итоговых данных, выбранных и обработанных по сформулированным запросам – табличная и строковая. Для указания сквозной нумерации строк при формировании запроса используется раскрывающийся список «№ стр.» (по умолчанию установлено значение «НЕТ»). В раскрывающемся списке «N/cтр.» (последняя ячейка последнего столбца) можно задать число строк в итоговой таблице, выводимых на HTML-страницу страницу при демонстрации результатов обработки запроса после нажатия клавиши «Выполнить» (список содержит значения: 5, 10. 20. 50, 70, 100. 150. 200. 300. 500. 1000, по умолчанию - 10).
Для вывода текста сформулированного запроса на результирующую страницу нужно использовать раскрывающийся список «Текст запроса», выбрав значение «ДА».
Система обеспечивает пользователю возможность настраивать перечень выводимых полей записей, удовлетворяющих запросу (в области формы «Выбор выводимых полей и функций»). Имена полей выбираются из соответствующих раскрывающихся списков. Область «Выбор выводимых полей и функций» занимает нижнюю левую и верхнюю правую области формы интерфейса блока пользователя и содержит 19 раскрывающихся списков. В Системе также предусмотрена возможность выбора вариантов состава выводимых полей при использовании раскрывающегося списка «Вывод всех полей» (по умолчанию установлено значение «Нет»).
В состав выводимых полей, наряду с поисковыми, входят виртуальные поля: «Счетчик», «Сумма», «МИНИМУМ», «МАКСИМУМ» и «СРЕДНЕЕ», значениями которых являются результаты выполнения соответствующих функций.
Для сортировки результатов обработки запросов используется флажок «Сортировка» и элемент раскрывающегося списка «Параметр сортировки» - имя поля, по значениям которого сортировка будет производиться (порядок сортировки - по возрастанию).
Для подсчета количества записей из числа удовлетворяющих сформулированному запросу, имеющих различные значения заданного поля, используется флажок «Счетчик» с указанием имени поля из раскрывающегося списка «Параметр счетчика».
Для подсчета суммы значений заданного поля (полей) в записях, удовлетворяющих сформулированному запросу, используется флажок «Сумма» («Сумма1», «Сумма2») с указанием имени поля из раскрывающегося списка «Параметр Суммы» («Параметр Суммы1», «Параметр Суммы2»). В раскрывающиеся списки суммируемых полей автоматически вводятся имена только числовых полей.
Как уже указывалось, в Системе определены агрегатные функции «МИНИМУМ», «МАКСИМУМ» и «СРЕДНЕЕ». Для использования функции в запросе требуется выбрать ее название из раскрывающегося списка «Функция» и соответствующее имя поля из раскрывающегося списка «Параметр функции».
Раскрывающийся список в области «Консоль пользователя (тип запроса)» содержит опции, выполняющие для каждого блока ряд служебных функций. В этот список также включены опции для операций, связанных с сохранением, редактированием и вызовом «штатных» запросов, а также с редактированием списков поисковых и выводимых полей.
Примеры обработки запросов
С помощью Системы легко получать рейтинговые списки востребованности различных изданий. В частности, на рис.4 приведена форма запроса, сформулированного для блока «Статистика по копированию», позволяющего получить данные о количестве наименований журналов, из которых в 2009 году выполнялись ксерокопии материалов, и список шифров журналов с указанием количества заказов по каждому из них, упорядоченный в порядке возрастания этого количества.
Запрос включает в себя три строки - указание интервала выбираемых дат заказа (больше 31.12.2008 и меньше 01.01.2010) и признак выбора журналов (в их шифрах, в отличие от других изданий, отсутствует символ «/»). Для выборки заказов на ксерокопирование, относящихся к одному наименованию журналов, устанавливается счетчик по шифру изданий (в качестве выводимого поля выбирается шифр издания). С целью получения рейтингового списка устанавливается сортировка по счетчику. Число различных журналов определяется при выборе сквозной нумерации строк выводимой таблицы (опция «ДА» в раскрывающемся списке «№ стр.») - номер последней строки и есть данное количество.
Результат представлен на рис.5 – в 2009 году копировались материалы из 888 наименований журналов, больше всего заказов (61) выполнено из журнала с шифром U2289X. Как видно из приведенного рисунка, в выходной форме можно выбирать количество строк, выводимых на страницу (от 5-ти до 100 000), осуществлять навигацию по страницам (переход на следующую и предыдущую, первую и последнюю, а также на страницу с заданным номером). В примере клавиши «Перейти к странице» и «Последняя» имеют вид “–“. Такой вид клавиша принимает при достижении последней страницы выдачи. В этом случае она нейтральна и не используется.
Если в данном запросе (рис.4) убрать условие вывода шифра хранения и указать суммирование по количеству страниц, можно получить общее количество заказов и скопированных страниц из журналов в 2009 году (на рис.6 приведен результ
ат обработки этого запроса - таблица, состоящая из одной строки).
|
Изменяя временные интервалы в первых двух строках запроса (рис.4), можно получить распределение интенсивности поступления заказов на копирование журналов по месяцам (рис.7). Из представленной таблицы видно, что интенсивность поступления заказов резко падает в августе, сравнительно невелика в апреле и сентябре, а в остальные месяцы примерно одинакова. Подобные данные можно получить по всем каналам обслуживания и, исходя из них, планировать распределение отпусков персонала и профилактический ремонт оборудования.
Провести более детальный анализ востребованности наиболее рейтингового (по копированию) журнала можно с использованием блока «Комплексная статистика», содержащего 26 поисковых полей, в котором объединены все данные о спросе на издания. Например, сформулировав запрос, представленный на рис.8, можно получить распределение спроса на этот журнал между читателями-сотрудниками различных институтов РАН. В запросе указан интервал дат, конкретный шифр журнала, выводимые поля – «Наименование источника», «Сигла» (сокращенное название организации), в качестве параметров для счетчика установлено имя поля «Шифр издания» и имя поля «Сигла». Суммирование осуществляется по значениям поля «Количество страниц ксерокопий».
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
