Автоматизированная система предоставления информации в рамках межбиблиотечного абонемента
Являясь центром межбиблиотечного абонемента (МБА) для академических библиотек и федеральным центром МБА в области естественных наук, БЕН РАН уделяет вопросам автоматизации процессов, связанных с МБА, исключительно большое внимание. Задача диспетчеризации заказов, поступающих по МБА, входила в состав первой очереди автоматизированной системы БЕН РАН, принятой в промышленную эксплуатацию еще в 1980-м году на ЭВМ ЕС-1022. Развитие система МБА получила с появлением первых персональных компьютеров [1]; с внедрением в практику работы БЕН РАН электронной почты была разработана новая версия автоматизированной системы МБА [2]. В 2005 году была введена в эксплуатацию комплексная система МБА нового поколения на базе реляционной СУБД, обеспечивающая формирование заказов непосредственно из Интернет-каталогов и возможность для пользователей отслеживать через интернет ход их выполнения [3,4].
Автоматизированная система МБА БЕН РАН поддерживает базу данных «Абоненты» и базу данных «Заказы» и состоит из двух подсистем:
1. Подсистема формирования заказов через интернет.
2. Подсистема диспетчеризации заказов, автоматизирующая все технологические процессы работы отдела МБА БЕН РАН и предоставляющая по запросам многоаспектную справочно-статистическую информацию.
Основные функции автоматизированной системы МБА следующие:
• предоставление абонентам возможности заказа материалов через интернет с использованием сводных каталогов ЦБС БЕН РАН;
• диспетчеризация заказов, полученных по традиционной почте и через интернет (регистрация поступлений заказов; шифровка; регистрация выполнения заказов, отказов, возврата изданий; перенаправление заказов в другие библиотеки);
• ввод, корректировка, поиск сведений об абоненте и договоре с абонентом;
• регистрация денежных поступлений от абонента и почтовых расходов, связанных с отправкой ему заказов;
• распечатка бланков-заказов по МБА для отдела фондов;
• ведение финансовых расчетов с абонентами;
• контроль сроков обработки, выполнения заказов и возврата изданий;
• получение всевозможных статистических данных по зарегистрированным в системе заказам.
В настоящее время большая часть абонентов БЕН РАН имеют доступ в интернет, а, следовательно, и возможность формирования заказов в Интернет-системе непосредственно из электронных каталогов ЦБС БЕН РАН.
Вход в систему формирования заказов осуществляется с сайта БЕН РАН (http://www.benran.ru) переходом по ссылке «Заказ литературы по МБА» и заданием логина и пароля абонента. Перед тем, как предоставить пользователю возможность формировать новый заказ, система автоматически проверяет наличие договора для данного абонента, а также, не является ли данный абонент должником по возврату изданий. Стоимость каждого заказа учитывается в системе после его выполнения. Чтобы соблюсти правило, по которому заказы выполняются только при наличии необходимой суммы на счете абонента, необходимо исключить вариант, когда в работе находится существенно больше заказов, чем оплатил абонент. Для решения этой проблемы введено понятие виртуальной стоимости (средней стоимости заказа в системе) и виртуальной суммы на счете абонента (сумма на счете плюс сумма кредита). Система может принять от абонента заказ только в том случае, если виртуальная сумма на счете данного абонента будет не меньше виртуальной стоимости заказа. В противном случае вход в систему для абонента будет закрыт до тех пор, пока не будет зарегистрировано новое денежное поступление от данного абонента.
Для формирования заказов система предоставляет три режима работы: заказ из каталога журналов, из каталога книг и заказ без использования каталогов.
Электронные каталоги БЕН РАН содержат информацию об изданиях, поступающих в фонды ЦБС БЕН РАН, начиная с 1990 года (журналы) и с 1993 года (книги) [5]. В том случае, если описание требуемого издания не содержится в каталогах, необходим режим «заказа без использования каталогов». В данном режиме абонент вводит следующие данные о заказе: элементы библиографического описания заказываемого издания, фамилию читателя, носитель информации (оригинал, ксерокопия, электронная копия, микрофиша). Кроме того, по правилам работы МБА каждый заказ должен иметь свой номер. Номер может присваиваться абонентом (если он ведет свою систему номеров) или системой (автоматически). В первом случае система не позволяет вводить заказы с одинаковыми номерами одним абонентом.
Процедура формирования заказа из каталога журналов состоит из последовательного перехода от страницы к странице по выбранным гиперссылкам. Сначала абонент выбирает из алфавитов (латиница, кириллица) букву, с которой начинается название журнала, далее выбирает наименования из списка журналов на данную букву, затем нужный выпуск. Библиографическое описание выбранного издания (название, год, том, номер), а также шифр хранения вводятся в формирующийся заказ автоматически. Абонент вводит дополнительно уточняющую заказ информацию (например, страницы нужной статьи, ее название или автора).
Для формирования заказа из каталога книг абонент составляет поисковый запрос, в котором задает термины для выбранных поисковых полей (слова из библиографического описания издания, название, автор, год издания, индексы УДК, ISBN и ISSN), соединяя их необходимыми логическими связками «И», «ИЛИ», «НЕ». Результатом выполнения запроса является список записей, представляющих собой стандартные библиографические описания изданий. Рядом с каждой найденной записью находится гиперссылка «ЗАКАЗ», переход по которой обеспечит формирование заказа для данного издания.
Заказы, сформированные через интернет, автоматически регистрируются в системе. Вновь поступившие заказы сотрудники отдела МБА периодически распечатывают в двух экземплярах в принятой в ЦБС БЕН РАН форме (рис.1). Первый экземпляр является заместителем заказанного издания и остаётся в фондах, второй экземпляр сопровождает выданное издание (или копию) – сотрудники библиотеки-абонента определяют по нему, кто из пользователей заказал материал. Необходимо отметить, что в национальной системе МБА приняты три экземпляра бланков-заказов, на одном из которых представлена информация, используемая при перенаправлении заказа в другую библиотеку. В автоматизированной системе БЕН РАН имеется возможность распечатки дополнительного экземпляра бланка при перенаправлении заказа.
 |
|
Рис. 1
Над поступившими заказами совершаются необходимые операции, которые регистрируются в системе: шифровка, отправка на выполнение, выполнение, отказ, перенаправление и т.п. Перед выполнением над заказом некоторой операции, чтобы найти заказ в системе, оператор при помощи сканера считывает бар-код с бланка-заказа.
Комплексная автоматизированная система МБА осуществляет полный контроль денежных расходов абонента: автоматически определяется стоимость каждого заказа в зависимости от операций, которые над ним выполняются. Сотрудники отдела МБА БЕН получают из системы статистическую информацию за заданный период времени по различным показателям: сколько всего заказов получено, сколько заказов выполнено, сколько было отказов, сколько заказов и в какие библиотеки перенаправлено. Сервисные процедуры системы позволяют контролировать сроки обработки, выполнения заказов и своевременный возврат изданий. Для каждого абонента система формирует список задолженностей по возврату изданий. Кроме того, система предоставляет сотрудникам Библиотеки широкий спектр поисково-статистических процедур, позволяющих проводить поиск заказов и абонентов по любым характеристикам.
В системе МБА предусмотрена возможность ввода данных о заказах, поступающих в БЕН РАН по почте на стандартных бланках, принятых в системе МБА страны. После ввода в систему контроль за выполнением этих заказов осуществляется аналогично сформированным через интернет. Система допускает возможность их распечатки в вышеприведенной форме (см. рис.1) для последующей работы с бар-кодами, но позволяет работать и с полученными заказами путем ручного ввода их идентификаторов.
Отличительной особенностью системы МБА БЕН РАН является возможность просмотра информации о состоянии выполнения заказов самими абонентами через интернет (режим «Просмотр заказов»). Абонент может найти свой конкретный заказ, задав его номер, или получить список всех своих заказов, зарегистрированных в системе (просмотр «чужих» заказов невозможен). Система выдает полную информация о любом заказе абонента: библиографическое описание издания, какие операции и когда были выполнены над заказом, стоимость заказа. Кроме того, абоненту предоставляются сведения о текущем состоянии его счета в БЕН РАН.
До недавнего времени все направления развития автоматизации МБА были жестко связаны с технологией работы по МБА, принятой в централизованной системе библиотек (ЦБС) БЕН РАН. Особенности работы МБА БЕН РАН состоят в том, что БЕН обслуживает различные категории пользователей (которых в настоящее время выделено шесть) по различным правилам. В частности, основой для обслуживания внутрисистемных абонентов (80 библиотек НИИ РАН московского региона) являются не только фонды ЦБС БЕН РАН, но и фонды других академических, федеральных, вузовских библиотек страны, а также зарубежных, с которыми взаимодействует БЕН. Получив заказ от одного из внутрисистемных абонентов, служба МБА БЕН должна выполнить его «во что бы то ни стало». Заказы академических библиотек, не относящихся к категории «внутрисистемных», обслуживаются фондами всех библиотек ЦБС БЕН, заказы неакадемических абонентов – фондами только центральной библиотеки. Стоимость выполнения заказа определяют расценки на операции, произведенные с заказом в процессе его обработки (распечатка заказов, поступивших через Интернет, шифровка, выполнение копий), и характеристики выполненного заказа (вид выполнения, срочность, количество страниц копий). Эти расценки различны для каждой категории абонентов. Так, например, для абонентов внутрисистемного МБА платным является только выполнение ксеро- и электронных копий, для иногородних неакадемических – все процессы, связанные с обработкой и выполнением заказов.
Однако общение с представителями других библиотек выявило их потребности в автоматизированных системах МБА, ориентированных на поддержку более распространенной технологии МБА, характерной для многих достаточно крупных библиотек, не входящих в централизованные системы. Одним из примеров такой библиотеки является Всероссийская государственная библиотека иностранной литературы имени М. И. Рудомино (ВГБИЛ).
ВГБИЛ является одной из крупнейших публичных и научных библиотек России. Она располагает уникальными фондами иностранной литературы широкого гуманитарного профиля, насчитывающими около 4,5 млн. экземпляров, включая книги и периодические издания, на более чем 140 языках мира.
Одной из важнейшей форм деятельности ВГБИЛ является обслуживание абонентов по МБА. Абонентами МБА являются городские, районные, областные, республиканские, библиотеки различных городов России, а также научные библиотеки высших учебных заведений. По МБА абонентам выдаются во временное пользование оригиналы отечественных и иностранных изданий, которые пересылаются наземной почтой заказными бандеролями. Ежегодно Библиотека от своих абонентов получает около тысячи заказов, которые поступают как по традиционной, так и по электронной почте.
Хотя объемы обслуживания по МБА ВГБИЛ несравнимы с объемами БЕН РАН (более 20-ти тысяч выполняемых ежегодно заказов), обеспечивать четкую работу службы МБА без использования средств вычислительной техники стало достаточно затруднительно. В связи с этим нами по заказу ВГБИЛ было проведено предпроектное обследование системы МБА ВГБИЛ, составлено и согласовано с руководством отдела МБА техническое задание, по которому была разработана и внедрена автоматизированная система МБА.
Система МБА, отвечающая потребностям и технологии, принятой во ВГБИЛ, обеспечивает следующие функции:
• ввод и редактирование данных об абоненте;
• ввод и редактирование данных о договоре с абонентом;
• ввод и редактирование сведений о сумме средств, поступивших от каждого абонента;
• автоматическое ведение счета абонента, учитывающее почтовые расходы на отправку писем и бандеролей;
• контроль возможности приема заказов каждым абонентов в зависимости от состояния его счета;
• поиск сведений об абоненте;
• регистрация поступивших заказов (при поступлении по почте, а также через интернет);
• диспетчеризация зарегистрированных заказов (шифровка, регистрация выполнения, отказа, возврата издания);
• формирование писем и бандеролей с распечаткой всей необходимой сопроводительной документации;
• выдача справок по состоянию заказов;
• контроль сроков обработки заказов и сроков пользования изданиями;
• получение всевозможных статистических данных по зарегистрированным в системе заказам.
Так же как и система МБА БЕН РАН данная система поддерживает две базы данных: «Абоненты» и «Заказы». Системы имеют много общих функций, связанных с регистрацией абонентов, договоров, денежных поступлений, диспетчеризации заказов. Однако в системе МБА ВГБИЛ большое внимание уделено технологии формирования бандеролей и писем и связанной с ними сопроводительной документацией.
Заказы по МБА в Библиотеку иностранной литературы поступают на бланках-заказах по традиционной почте, а также в стандартной форме по электронной почте. Данные с поступивших заказов вводятся в систему оператором. Перед вводом нового заказа система автоматически проверяет, есть ли деньги на счете абонента, а также, не является ли данный абонент должником по возврату изданий.
В системе реализован ввод заказа через интернет, когда абонент вводит данные о заказе в поля специальной формы. Введенные через интернет данные о заказе автоматически регистрируются в системе.
Над поступившими заказами в системе совершаются следующие операции: регистрация выдачи (ввод шифра хранения, инвентарного номера, срока пользования изданием); регистрация отказа (с автоматическим формированием сообщения об отказе для отправки абоненту по электронной почте); регистрация возврата издания.
Из заказов, на которые зарегистрирована выдача издания, формируются бандероли. После ввода кода абонента, для которого необходимо сформировать бандероль, система выдает описания заказов для данного абонента, доступных для включения в бандероль. Оператор выбирает нужный заказ и включает его в бандероль, активизируя ссылку «Включить в бандероль», которая находится под описанием соответствующего заказа. После включения в бандероль всех необходимых заказов и активизации ссылки «Закончить формирование» оператор вводит количество вложений в данную бандероль и ее вес. Система автоматически определяет стоимость бандероли в зависимости от указанного веса. Для каждой бандероли, в соответствии с почтовыми правилами, автоматически формируется ее опись, которая вкладывается в бандероль, и этикетка (рис. 2).
|
Рис.2
|
Рис.3