Оптимизация процессов приобретения зарубежной информации по стоимости, времени и тематическому охвату
Современная практика зарубежного комплектования российских библиотек сложилась под влиянием ряда факторов, характеризующих динамичные изменения общественно-политической и экономической ситуации в стране, в том числе:
- информированность библиотекарей благодаря развитию международных связей и участию российских библиотекарей в международных конференциях и выставках;
- государственная политика поддержки образования и науки, федеральные программы;
- законодательные нормы, обязывающие проводить конкурсы при закупке литературы;
- развитие интернета и других сетевых электронных средств связи, позволяющих библиотекам напрямую взаимодействовать с зарубежными издательствами и партнерами.
В целом, библиотеки по сравнению с предыдущими годами имеют больше возможностей для зарубежного комплектования. Новые возможности придают новый смысл и задаче оптимизации: библиотекам есть из чего выбирать. Не случайно при проведении конкурсов по иностранному комплектованию библиотеки выдвигают такие требования к поставщикам, как «оптимальное размещение заказа», «оптимальный выбор источников». С другой стороны, при кажущейся простоте и очевидности эти требования не имеют единого универсального решения. «Оптимизация» и «оптимальный выбор» предполагает рассмотрение нескольких взаимосвязанных показателей и выбор решения, дающего наилучшее сочетание именно этих показателей. Иначе речь идет не об оптимизации, а о «идеальном» варианте, которого в реальной жизни может и не существовать.
В нашей практике комплектования российских библиотек в качестве показателей оптимального выбора зарубежных источников применялись стоимость, время и тематический охват. Далее рассматриваются примеры качественной и количественной оценки зарубежных источников и процессов их приобретения с точки зрения этих показателей и их взаимосвязи.
Показатели выбора
1. Стоимость.
- Издательские скидки. DDP. В структуре цены заказа при подписке на зарубежные периодические издания наибольшая часть приходится на издательскую цену. Поэтому особый интерес с точки зрения уменьшения стоимости представляют издания, по которым издательство может предоставить библиотеке персональную скидку. Здесь следует отметить скидку DDP (Deep Discount Price), которую предоставляет издательство на свои печатные издания для библиотек, пользующихся электронными коллекциями этого издательства в составе консорциума. Цена DDP обычно составляет 25% от каталожной подписной цены издательства, что означает скидку 75%. Практика показывает, что далеко не все библиотеки, участвующие в консорциумах и других формах коллективного доступа (например, по программам РФФИ) знают и используют свое право на скидку DDP. Еще одна особенность скидки DDP – она дается персонально библиотеке, а не ее поставщику. Привлекая поставщиков для иностранного комплектования (в том числе и на конкурсной основе), библиотека должна сообщить им о наличии скидок DDP и потребовать расчет стоимости подписки с учетом этих скидок.
- Электронная доставка документов от зарубежных провайдеров. Большинство крупных зарубежных библиотек и издательств в числе прочих услуг предлагают электронную доставку документов из своих фондов. Это позволяет библиотекам, не оформляя подписки на иностранный журнал, получить копии отдельных статей по запросам своих читателей. Основные трудности могут возникнуть при оплате заказанных копий документов. Большинство зарубежных провайдеров выставляют счета ежемесячно, причем оплата должна производиться в валюте провайдера и желательно по кредитной карте. Тем не менее, если библиотеке удается найти решение этой проблемы, электронная доставка становится экономически эффективным и востребованным информационным ресурсом.
- Сопутствующие услуги поставщика. Здесь имеется в виду именно экономическая выгода услуг («что может сделать за библиотеку поставщик и сколько эта работа будет стоить в случае ее выполнения самой библиотекой?»). Примерами могут быть: доставка до дверей библиотеки (если нет – библиотека забирает издания в почтовом отделении); таможенное оформление (если нет – библиотека оформляет и оплачивает таможенные процедуры сама).
2. Время
- Соотношение печатных и электронных версий. По времени поступления в библиотеку электронные издания имеют несомненные преимущества. К другим широко известным достоинствам электронных изданий относятся: одновременный доступ большого числа пользователей с любых рабочих мест (в том числе в разных зданиях и даже городах); автоматизированный поиск по различным критериям (ключевые слова, название издательства, название издания); высокое качество распечатанной в формате PDF статьи по сравнению с качеством ксерокопии. Между тем, переход на электронные издания имеет ряд трудностей и ограничений, которые необходимо учитывать. Среди них: удорожание подписки в случае комбинированной издательской цены (печатная подписка + доплата за электронные версии); требования издательства приобрести всю тематическую коллекцию для получения электронных версий; стоимость компьютерного и сетевого оборудования; обязательства не сокращать объем печатной подписки в течение нескольких лет, если это предусмотрено лицензионным соглашением с издательством.
- Порталы «труднодоступных» источников. Среди зарубежных изданий наибольшие трудности с точки зрения своевременной доставки вызывают ежедневные газеты, а также журналы с высокой периодичностью, содержащие новости политики, культуры и бизнеса. Связано это с тем, что такие издания распространяются в основном в розницу и оперативная (в день выхода) доставка подписчикам возможна только для изданий, имеющих свои офисы распространения в России. При заказе зарубежных газет и журналов высокой периодичности библиотеке необходимо оценить реальную потребность в оперативной доставке. Если же такая доставка действительно необходима, целесообразно рассмотреть замену печатных версий электронными, которые обычно предоставляются через специальные порталы.
3. Тематический охват
- Консорциум на уровне города, региона, отрасли. Здесь не имеются в виду консорциумы на национальном уровне, где все организационные вопросы берет на себя государство. Консорциумы, созданные по инициативе участников (на уровне города, региона, отрасли), должны найти свое уникальное решение для организации взаимодействия участников и совместной оплаты заказанных изданий. Если организационные задачи решены, такие консорциумы способны максимально учесть тематические профили участников при значительной экономии средств от совместного использования ресурсов.
- Комплектование библиотек - победителей федеральных программ. Целевые государственные программы (например, программы поддержки вузов) могут потребовать пересмотра профиля комплектования для максимального учета научных направлений, получивших приоритетную государственную поддержку. Здесь неоценимую помощь могут оказать бесплатные источники «информации об информации» (издательские каталоги, тестовые доступы к электронным ресурсам, сайты профессиональной библиотечной информации).
- Новые виды информации (электронные книги, электронные коллекции). Электронные коллекции зарубежных книг и журналов считаются в настоящее время наиболее динамичными и перспективными. Часто библиотеки не располагают полной и актуальной информацией о наличии электронных коллекций по своей тематике и приобретают те или иные коллекции, «отдавая дань моде». Результат при этом может не быть оптимальным как по тематическому охвату, так и по стоимости.
Взаимосвязь показателей
Большинство из рассмотренных выше вопросов комплектования влияют сразу на несколько показателей оптимального выбора. Например, электронная доставка одновременно увеличивает тематический охват и сокращает стоимость приобретаемых источников. Ниже на рисунке представлена взаимосвязь показателей зарубежного комплектования в виде диаграммы. Центр диаграммы (область 4) характеризует наилучшие решения с учетом количественных и качественных ограничений конкретной библиотеки.
 |
1. Современное понимание оптимального решения при зарубежном комплектовании библиотеки включает набор взаимосвязанных критериев, которые могут и должны оцениваться в количественных или качественных показателях.
2. Информированность библиотеки об имеющихся в мире информационных ресурсах
и вариантах их получения является ключевым условием для решения ее задач по
зарубежному комплектованию.