Развитие теории управления информацией
Начало развития теории управления информацией (информационного менеджмента) относится к 70-м годам XX века. За более чем три десятилетия, в мировой теории и практике выработаны общепонятные термины, выделены наиболее важные функции в управлении информацией как, например, проектирование информационных систем и управление информационными ресурсами. Тем не менее, некоторые российские и зарубежные авторы имеют принципиальные различия в понимании предмета, цели и задач информационного менеджмента, тем самым, внося путаницу в развитие теории и практики информационного менеджмента. В современных публикациях под информационным менеджментом понимают информационное обеспечение, проектирование информационных систем, их техническую поддержку, обработку, анализ информации и т.п.
Целью данной статьи является изучение формирования и развития теории и практики управления информацией и систематизация накопленного в этой области мирового опыта.
Проследим историю формирование и развития термина «информационный менеджмент» и близких к нему видов деятельности.
Стремительное развитие информационных, компьютерных и коммуникационных технологий в конце ХХ века часто называют информационно-коммуникационной революцией. Научно-технические достижения в данной области оказали большое влияние практически на все сферы деятельности человека, в особенности на управление информацией. В начале 80-х годов появляется понятие «управление информационными ресурсами (УИР)» (information resources management) [11]. Термины «управление информационными ресурсами», «управление информацией», «информационный менеджмент» мы будем считать тождественными, так как, по сути, они являются различными наименованиями одного и того же вида деятельности.
Ранее функции по управлению информацией выполнялись специалистами, которым она необходима для профессиональной деятельности. Большое значение информации придавалось еще в первой половине ХХ века, но управление информацией не рассматривалось как самостоятельный вид деятельности, требующей дополнительной квалификации от сотрудников. Впервые на высоком уровне о необходимости профессионального управления информационными ресурсами было заявлено в 1977г. в докладе Комитета по федеральной документации (Commission on Federal Paperwork) перед Конгрессом и Президентом США, в котором говорится, что информация не является больше бесплатным общественным благом, таким как чистая вода или воздух. Правительство должно считаться с тем, что информация и ее использование имеет определенную стоимость, таким образом, необходимо управлять информационными ресурсами профессионально, так же как кадровыми или финансовыми ресурсами [11].
Усилия многих специалистов в области информатики были направлены на развитие теории и практики управления информационными ресурсами. Уже в 1981 году были выделены два самостоятельных вида деятельности: управление информационными ресурсами и управление информационными системами (management information systems) [8].
Первым законодательным актом в области управления информации стал “Paperwork Reduction Act of 1980”, который в последствии получил свое продолжение в “Paperwork Reduction Act of 1995”. В данном акте изложена государственная политика в области управления информационными ресурсами, а также закреплены некоторые термины. “Управление информационными ресурсами – процесс управления информационными ресурсами, направленный на достижение миссии организации, повышение эффективности работы организации, включая также снижение нагрузки по сбору информации”[14].
В начале 1990-х годов отчетливо проявилось новое направление в развитии теории менеджмента, в котором центральное место занимает информация и знания, а основной движущей силой и ресурсом развития компании становятся люди, чей труд состоит в создании и использовании информации [7]. Среди родоначальников этого направления можно назвать, Роберта Райха (1991), Питера Дракера (1993). Объектом данной теории выступает процесс развития компании за счет внедрения инноваций, в данном направлении менеджмента информация определяется как основной актив компании, и часто это направление называют также информационным менеджментом.
В таблице отражены основные этапы развития теории управления информационными ресурсами.
Основные этапы формирования и развития теорий управления информационными ресурсами на предприятии.
Рассмотрим выделенные этапы в формировании теории и практики работы с информационными ресурсами и информацией более подробно.
Управление информационными системами
Целью данного направления является автоматизированная технология обработки информации/данных в определенной предметной области. Объектом данного направления является проектирование автоматизированных информационных систем, баз данных, развитие телекоммуникационной инфраструктуры. Предметом выступает информация, которая представлена в виде данных или фактов. Как правило, это внутренняя информация организации, которая создается в результате деятельности этой организации.
В российских публикациях часто именно это подразумевается под понятием «информационный менеджмент». Однако такая позиция является ошибочной. Данное заблуждение основывается на том, что за долгий период существования командно-административной экономики, предприятия и организации получали практически всю необходимую для их деятельности информацию от вышестоящих структур, т.е. их информационные потребности обеспечивались за счет директивной информации. В результате, управление информационными ресурсами заключалось в распределении директивной информации и обработке внутренней информации.
Однако в настоящее время наиболее важный вопрос информационного менеджмента заключается в доступе к необходимой информации из внешних источников, ее эффективному использованию.
Бесспорно, достижения в области построения информационных систем являются основой для развития управления информационными ресурсами и знаниями.
Управление информационными ресурсами (информационный менеджмент)
Цель управления информационными ресурсами состоит в эффективном их использовании в деятельности организации. Объектом в данном случае выступает процесс решения задач на основе информационных ресурсов. А предметом являются сами информационные ресурсы.
Вопросы управления информационными ресурсами обсуждались, на семинарах и конференциях, проводимых в начале 80-х годов. В это же время появились профессиональные сообщества, например, Ассоциация информационного менеджмента (Association for Information Management www.aslib.co.uk), Общество управления информационными системами (Society for Management Information Systems www.ugasmis.org) и др.
Таким образом, уже в 80-х годах была сформулирована концепция управления информационными ресурсами. Основные принципы данной концепции заключаются в следующем:
- информация - дорогостоящий продукт, использовать который нужно наиболее эффективным путем;
- информационные ресурсы, доступные компании, являются важным активом компании, которым нужно управлять профессионально так же, как и другими ресурсами;
- управление информационными ресурсами должно опираться на современные компьютерные и телекоммуникационные технологии.
Необходимо отметить, что доступ к автоматизированным информационным системам на первоначальном этапе стоил очень дорого, и эффективность их использования напрямую зависела от уровня квалификации сотрудников.
В 70-х годах появилось понятие информационной грамотности [12]. Под данным термином подразумевают способность находить информацию, манипулировать ею, критически оценивать и использовать информацию для решения различных задач [8]. Целью обучения информационной грамотности является предоставление пользователям знаний и навыков, позволяющих легко ориентироваться в потоке информации и современных компьютерных и коммуникационных технологиях, эффективно обеспечивать свои информационные потребности.
В наши дни информационная грамотность является актуальной для всех специалистов, в связи с постоянным увеличением объема необходимой для работы информации, усложнением информационных ресурсов и формированием информационной инфраструктуры.
Управление знаниями
Цель управления знаниями заключается в эффективном использовании знаний компании, а также создании нового знания [4, 2]. Определение понятия «знание» значительно варьируется в зависимости от предметной области, в которой оно приводится.
Если рассматривать знание как совокупность сведений, познаний в какой-либо области, то можно утверждать, что знания являются информацией. Тогда к управлению знаниями применима теория и практика управления информационными ресурсами. Отсутствие отчетливой разницы между понятиями «информация» и «знания» ведет к тому, что многие проекты по управлению знаниями имеют схожие элементы управления информационными ресурсами по наблюдениям зарубежных авторов [9].
Если мы рассматриваем знание как проверенный практикой результат познания действительности, верное ее отображение в мышлении человека [3], где ключевое значение имеет знание в уме человека, то здесь возникают новые аспекты.
Однако некоторые специалисты [13] сходятся во мнении, что управление знаниями опирается на управление информационными ресурсами по следующим причинам:
1. Реализация проектов по управлению знаниями подразумевает владение метаинформацией о том, где эти знания возникают и в каких источниках они отражаются, т.е. знание информационных ресурсов.
2. Управление знаниями предполагает перевод личного знания человека в доступные другим людям форму представления информации, т.е. в виде документа.
3. Задача распространения знаний является одной из наиболее важных в управлении знаниями. Однако знание, изложенное в виде информации (документа), становится частью информационного ресурса и распространяется как информационный ресурс.
Управление знанием имеет и обособленные функции такие, как обеспечение условий и возможностей для создания нового знания, изложение этого знания в виде информации. Но данные функции больше относятся к управлению и развитию человеческих ресурсов компании [13].
Безусловно, отличительной функцией от вышеописанных теорий является создание нового знания, однако данные функции возлагались не так давно на исследовательские, научные подразделения компаний в соответствии с интересами компаний. Исследование опыта реализации концепции «управления знаниями» на предприятии выявило четыре основные цели [10].
1. В 80% случаев целью является создание хранилища документов, содержащих как знания, так и информацию.
2. Улучшение доступа к знаниям, в том числе неявным на основе систем видеоконференций.
3. Создание «среды знаний», которая бы содействовала более эффективной генерации знаний, их обмену и использованию. Это подразумевает, сложные организационные нормы и зависит от значения, которое они придают знаниям.
4. Управлять знаниями как активами, определить ценность знаний для компаний. Активы в виде технологий, которые продаются по лицензиям; базы данных, которые имеют определенную стоимость. Ценность других знаний может быть произведена на оценке динамики доходов и издержек.
Рассмотрев основные работы в области управление информационными ресурсами необходимо отметить, что вопросы государственного управления информационными ресурсами наиболее полно раскрыты в трудах Антопольского А.Б., включая правовое регулирования информационной деятельности в России [1].
Изучение этапов формирования и развития теорий работы с информацией показывает, что это эволюционный процесс, т.е. постепенное развитие объекта и инструментов работы с ним. С изменением объекта управления от данных через информацию к знаниям усложняются и развиваются методы управления.
Использованная литература
1. Антопольский А.Б. Государственная политика в сфере информационных ресурсов//Проблемы информационных ресурсов. – М.: Научно-технический центр «Информрегистр», 2001. - С.74-155.
2. Букович У., Уилльямс Р. Управление знаниями: руководство к действию: Пер с англ. М.: ИНФРА-М, 2002. – 504 с.
3. Знание// Советский энциклопедический словарь/ Гл. ред. А.М. Прохоров. – 3-е изд.. – М.: Сов. Энциклопедия, 1985. - С.465.
4. Нонака И., Такеучи Х. Компания – создатель знания. Зарождение и развитие инноваций в японских фирмах/ пер. с англ. – М.: ЗАО «Олимп—Бизнес», 2003. – 384 с.: ил.
5. Уэбст, Фрэнк. Теории информационного общества. Пер. с англ. М.В. Арапова, Н.В. Малыхиной; Под. ред. Е.Л. Вартановой. – М.: Аспект Пресс, 2004. – 400с. (С.22).
6. Формирование общества, основанного на знаниях. Новые задачи высшей школы / Пер. с англ. – М: Издательство «Весь Мир», 2003. – 232с.
7. Brad Schultz. Data as a Corporate Resource\ Computerworld, Computerworld, Inc. December 28, 1981.
8. Bruce, Christine S. Seven Faces of Information Literacy in Higher Education. AUSLIB Press, South Australia, 1997. http://sky.fit.qut.edu.au/~bruce/inflit/faces/faces1.htm
9. Davenport, T.H. and Prusak, L. Working Knowledge: Managing What Your Organisation Knows, Harvard Business School Press, Boston, MA. – 1998.
10. Davenport, T.H., DeLong, D.W. and Beers, M.C. Successful knowledge management projects // Sloan Management Review. – 1998. - Vol. 39. - No. 2. - pp. 43-57.
11. Forest Horton Jr. The Invisible Revolution\ Computerworld, Computerworld, Inc. August 16, 1982.
12. Hepworth, Mark. A study of undergraduate information literacy and skills the inclusion of information literacy and skills in the undergraduate curriculum / 65th IFLA Council and General Conference. Bangkok, Thailand, August 20-28, 1999. www.ifla.org/IV/ifla65/papers/107-124e.html
13. Is KM just good information management? \ Survey – Mastering Information Management//The Financial Times, March 8, 1999. - p.02.
14. Paperwork Reduction Act of 1995, http://www.au.af.mil/au/awc/awcgate/sp/pra95.htm