«Университетская книга» №5, 2010

Одной из важнейших функций БЕН РАН как библиотеки, обладающей уникальными изданиями в области естественных наук, является предоставление читателям первоисточников по межбиблиотечному абонементу (МБА) и их обслуживание в читальных залах. Поскольку БЕН РАН выполняет функции центра МБА страны в области естественных наук, её абонентом может стать любая отечественная организация, заключившая с отделом МБА БЕН РАН комплексный договор на различные виды библиотечных услуг, включая и электронную доставку документов.

Приоритетным обслуживанием пользуются 80 библиотек НИИ РАН московского региона, входящих в так называемую службу внутри системного межбиблиотечного абонемента. В рамках данной службы заказчикам предоставляются материалы не только из фондов собственно ЦБС БЕН РАН, но и, по возможности, из фондов других библиотек, с которыми БЕН РАН имеет договора по МБА.

В 2005 году в БЕН РАН была внедрена в эксплуатацию комплексная автоматизированная система приёма и обработки заказов по МБА [1]. Работа пользователей с системой происходит с помощью стандартных интернет-браузеров,таких как Internet Explorer, Netscape Navigator, Opera. Система МБА БЕН РАН поддерживает базы данных «Абоненты» и «Заказы». Основными функциями БД «Заказы» являются:
• предоставление абонентам возможности заказа материалов через Интернет с использованием сводных каталогов ЦБС БЕН РАН;
• диспетчеризация заказов, полученных по традиционной почте и через Интернет (регистрация поступлений заказов; шифровка; регистрация выполнения заказов, отказов, возврата изданий; перенаправление заказов в другие библиотеки);
• ввод, корректировка, поиск сведений об абоненте и договоре с абонентом;
• регистрация денежных поступлений от абонента и его почтовых расходов;
• распечатка бланков-заказов по МБА для отдела фондов;
• ведение финансовых расчётов с абонентами;
• контроль сроков обработки, выполнения заказов и возврата изданий;
• получение всевозможных статистических данных по зарегистрированным в системе заказам.

В БД «Абоненты» вводятся название организации, почтовый адрес, телефон, электронный адрес, ответственное лицо по МБА, логин и пароль (которые сообщаются абоненту по электронной почте). В настоящее время в системе зарегистрировано 482 абонента.

В состав комплексной автоматизированной системы МБА входит интернет-система регистрации заказов, позволяющая зарегистрированным абонентам формировать заказы непосредственно из электронных каталогов ЦБС БЕН РАН. Вход в систему осуществляется с сайта БЕН РАН переходом по ссылке «Заказ литературы по МБА» (http://www.benran.ru/Magazin/new_mba/ord.htm) и вводом логина и пароля абонента. Перед тем, как предоставить пользователю возможность формировать новый заказ, система авто матически проверяет наличие договора для данного абонента, а также то, не является ли данный абонент должником по возврату изданий. Кроме того, для формирования нового заказа необходимо, чтобы сумма на счёте абонента была не меньше средней стоимости заказа, установленной в системе. В противном случае вход в систему для абонента будет закрыт до тех пор, пока от него не будет зарегистрировано новое денежное поступление.

Абоненту в системе предоставляются следующие режимы работы:
• заказ из каталога журналов;
• заказ из каталога книг;
• заказ без использования каталогов;
• просмотр заказов.

Электронный каталог журналов содержит сведения об отечественных и зарубежных журналах, поступающих в фонды ЦБС БЕН РАН начиная с 1990 г. [2]. Процедура формирования заказа из каталога журналов состоит из последовательного перехода от страницы к странице по выбранным гиперссылкам. Сначала из алфавитов (латиница, кириллица) пользователь выбирает букву, с которой начинается название журнала, далее – название журнала, затем нужный выпуск. Абонент также вводит дополнительную информацию о заказе: страницы нужной статьи, её название, автора(ов), фамилию читателя, носитель информации (оригинал, ксерокопия, электронная копия, микрофиша). Кроме того, по правилам работы МБА каждый заказ должен иметь свой номер. Номер может присваиваться абонентом (если он ведёт свою систему номеров) или системой (автоматически).

В электронном каталоге книг и продолжающихся изданий (серии, труды различных организаций и обществ, материалы конференций) отражены поступления отечественной литературы начиная с 1993 г., и зарубежной начиная с 1995 г. [3].

Для формирования заказа из каталога книг абонент составляет поисковый запрос, в котором задаёт термины для выбранных поисковых полей (слова из библиографического описания издания, название,автор, год издания, индекс УДК, ISBN и ISSN), соединяя их необходимыми логическими связками «И», «ИЛИ», «НЕ». Результатом выполнения поискового запроса является список записей, представляющих собой стандартные библиографические описания изданий.

Рядом с каждой найденной записью находится гиперссылка «ЗАКАЗ», переход по которой обеспечит формирование заказа для данного издания. В том случае, если описание требуемого издания не содержится в электронных каталогах, используется режим «заказ без использования каталогов». В данном режиме абонент вводит следующие данные: номер заказа, элементы библиографического описания заказываемого издания, фамилию читателя, носитель информации.

Заказы, сформированные через Интернет, автоматически регистрируются в системе. Сотрудники отдела МБА распечатывают их в виде бланков-заказов по МБА в двух экземплярах. Первый экземпляр является заместителем заказанного издания и остаётся в фондах, второй экземпляр сопровождает выданное издание (или его копию). Абоненту МБА в интернет-системе доступны данные о текущем состоянии его счёта в БЕН РАН и полная информация обо всех его (и только его) заказах (библиографическое описание заказанного издания, какие операции и когда были выполнены над заказом, стоимость заказа).

Ежегодно в БЕН РАН приходит более 20 тыс. заказов по МБА. В 2009 г. в системе было зарегистрировано 20515 заказов, из которых 18274 (90%) поступило через Интернет. Тем не менее, ряд абонентов ещё не имеют возможности формировать заказы через Интернет. От них в БЕН РАН заказы по МБА приходят по почте на традиционных бланках. Данные о таких заказах также регистрируются в системе. Оператор вводит номер заказа, желаемый носитель информации, элементы библиографического описания заказываемого издания. Над заказом (поступившим традиционным образом или через Интернет) совершаются необходимые операции, которые регистрируются в системе: шифровка, выполнение, отказ от выполнения, перенаправление, возврат. Каждый заказ в системе однозначно определяется его номером и кодом абонента, которые необходимо ввести оператору перед выполнением той или иной операции. Для упрощения данной процедуры в системе МБА используется технология штрихового кодирования. На каждом бланке-заказе печатается штрих-код, автоматически сформированный системой. Для того, чтобы найти заказ в системе, оператор может либо задать его номер и код абонента (для зака зов, поступивших по традиционной почте), либо считать штрих-код при помощи сканера (для заказов, поступивших через Интернет).

Комплексная автоматизированная система МБА осуществляет полный контроль денежных расходов абонента: стоимость каждого заказа определяется автоматически в зависимости от операций, которые над ним были выполнены. Сотрудники отдела МБА БЕН получают из системы статистическую информацию за заданный период времени по различным показателям: сколько заказов получено, сколько выполнено, сколько было отказов, сколько заказов и в какие библиотеки перенаправлено. Сервисные процедуры системы позволяют контролировать сроки обработки, выполнения заказов и свое временный возврат изданий. Для каждого абонента система формирует список задолженностей по возврату изданий. Кроме того, система предоставляет сотрудникам библиотеки широкий спектр поисково-статистических процедур, позволяющих проводить поиск заказов и абонентов по любым характеристикам.

Наряду с обслуживанием по МБА, БЕН РАН предоставляет читателям возможность работать со своими фондами в читальных залах. Её постоянными читателями являются около 7 тыс. человек, из которых 66% – сотрудники научно-исследовательских учреждений РАН.

Для повышения уровня обслуживания читателей специалистами БЕН РАН разработана автоматизированная система заказа литературы из читального зала библиотеки с помощью Интернет [4]. До внедрения данной системы процесс заказа литературы в читальных залах Библиотеки состоял из следующих процедур. Читатель проводил поиск необходимого издания в каталогах (карточном или электронном), затем вручную заполнял в 2-х экземплярах требования, которые передавал на кафедру выдачи литературы. В требованиях читатель указывал свою фамилию, место работы, номер читательского билета, элементы библиографического описания заказываемого издания, а также расстановочный шифр (который читатель узнавал в процессе поиска издания в каталогах), позволяющий найти издание в хранилище библиотеки.

Разработанная система позволила упростить процедуру заказа. В зале каталогов БЕН РАН в распоряжении читателей имеются персональные компьютеры, работая на которых с интернет-системой заказа литературы, пользователи могут сформировать и распечатать необходимые требования. Кроме того, читатель БЕН РАН может сформировать заказы ещё до непосредственного прихода в библиотеку. Для этого он может воспользоваться любым персональным компьютером, имеющим доступ в Интернет.

Работа с системой заказа литературы в читальном зале осуществляется с сайта БЕН РАН переходом по ссылке «Заказ литературы в читальном зале» (http://www.benran.ru/Magazin/zakaz/chz.htm).

В начале работы с системой читатель вводит номер своего читательского билета и фамилию. Система проверяет правильность ввода данных по базе данных читателей ЦБС БЕН РАН [5] и предоставляет следующие режимы работы:
• заказ из электронного каталога журналов;
• заказ из электронного каталога книг;
• заказ с использованием традиционных каталогов;
• просмотр/распечатка заказов.

Процедура заказа из каталога журналов идентична соответствующей процедуре в интернет-системе формирования заказа по МБА. Но поскольку интернет-каталоги БЕН РАН являются сводными (в них отражается наличие изданий не только в Центральной библиотеке, но и во всех библиотеках её ЦБС), интерфейс системы позволяет выбрать не все выпуски, а только те, которые имеются в фонде Центральной библиотеки и доступны в её читальных залах. Номера этих выпусков представляют собой ак ти вные гиперссылки. Остальные выпуски в фонде Центральной библиотеки отсутствуют – они имеются в тех или иных библиотеках ЦБС БЕН РАН и их можно заказать только по МБА. После выбора выпуска пользователь может указать дополнительную информацию о заказе (страницы, автор(ы), название статьи).

В режиме формирования заказа из каталога книг пользователь формирует поисковый запрос и получает на экране библиографические описания найденных изданий. Те из них, которые можно заказать в читальном зале БЕН, будут иметь ссылку «ЗАКАЗ». Отсутствие этой ссылки означает отсутствие издания в фондах Центральной библиотеки, его можно заказать только по МБА. Переход по ссылке «ЗАКАЗ» выбранной записи обеспечивает заказ соответствующего издания.

Если требуемое издание не содержится в электронных каталогах, читателю необходимо найти его описание в карточном каталоге (для определения шифра хранения) и воспользоваться режимом «заказ с использованием традиционных каталогов». В данном режиме система запросит ввести шифр хранения и элементы библиографического описания издания.

После окончания формирования заказов система предоставит читателю возможность распечатать соответствующие требования для их передачи на кафедру выдачи литературы.

Для получения статистической информации и анализа причин отказов на выдачу литературы из фондов БЕН РАН разработана подсистема регистрации отказов. Для её реализации была использована технология штрихового кодирования: на каждом требовании печатается штрих-код, автоматически сформированный системой. В случае отказа на выдачу издания администратор системы при помощи сканера считывает штрих-код с требования, а затем выбирает причину отказа (отсутствует в фондах; занято по МБА; нет названия; нет года; нет тома; нет номера; уточнить серию).

В системе заказа литературы в читальном зале реализованы поисковые функции. Пользователь системы имеет возможность проводить поиск в базе данных заказов по следующим поисковым полям и их сочетаниям: шифру хранения издания; фрагменту библиографического описания; виду издания; виду отказа; интервалам дат поступления заказа; коду института, в котором работает читатель. Таким образом, система предоставляет статистическую информацию за заданный период времени по различным показателям: сколько заказов зарегистрировано в системе, сколько и каких было отказов,какие виды изданий были заказаны, сотрудники каких институтов заказывали литературу. В 2009 году в системе было зарегистрировано 14354 заказа от читателей БЕН РАН.

Представленные автоматизированные системы за несколько лет работы показали свою эффективность и получили высокую оценку пользователей. Использование в системах штрихового кодирования упростило работу операторов, обеспечило защиту от ошибочного ввода данных, значительно сократило время обработки заказов и, следовательно, их выполнения. Читателям и абонентам МБА предоставлена возможность формировать свои заказы в удобном пользовательском интерфейсе, получать через Интернет полную информацию о судьбе своих заказов.

Информация о каждом сделанном заказе и данные об отказах автоматически регистрируются в специальной базе данных обобщенного статистического мониторинга для анализа использования изданий [6]. Таким образом, системы позволяют автоматически формировать данные о спросе на литературу по различным каналам обслуживания пользователей, необходимые для управления процессами комплектования библиотек ЦБС БЕН РАН.