21 марта 2012 года в Президентской библиотеке имени Б. Н. Ельцина состоялись два совещания по вопросам разработки стандартизированных форматов представления и обмена архивными описаниями в машиночитаемой форме. В работе совещаний приняли участие специалисты ведущих библиотек, архивов страны из Москвы и Санкт-Петербурга и представители ведущих отечественных компаний-производителей программного обеспечения для библиотек и архивов.

Совещания проводились в режиме видео-конференц-связи с Резервным центром Президентской библиотеки имени Б. Н. Ельцина в Москве.

В работе первого совещания приняли участие эксперты Национальной службы развития системы форматов RUSMARC и приглашённые специалисты. В рамках совещания была представлена информация об итогах и решениях Постоянного комитета UNIMARC ИФЛА по внесению дополнительных полей и элементов данных для описания архивных материалов по предложениям Национальной службы развития системы форматов RUSMARC. При подготовке дополнений к формату учитывались международный стандарт ISAD (G), форматы EAD и MARC 21. По итогам представления состоялась дискуссия.

Представители библиотечного сообщества и производители программного обеспечения для библиотек отмечали большую востребованность и своевременность появления новых элементов для формирования архивного описания. В настоящее время архивные документы, хранящиеся в фондах библиотек, не включаются в электронные каталоги, что не позволяет в полной мере раскрывать фонды библиотек. Особое значение внесение новых полей будет иметь для полноценного формирования краеведческих каталогов. Представители архивного сообщества отметили, что в настоящее время международные стандарты не используются в национальной архивной практике, что обусловлено, в том числе, и отсутствием программных продуктов, поддерживающих данные стандарты. Помимо этого, представленные поля и элементы данных не учитывают специфики основных показателей учёта и статистики российского архивного фонда. Подчёркивалось, что в машиночитаемую форму переведено уже достаточно большое количество фондов и описей, что может повлечь большие трудности при внедрении новых форм представления.

Специалисты Президентской библиотеки имени Б. Н. Ельцина и производители программных продуктов для библиотек и архивов особо подчеркнули, что по своему основному назначению форматы RUSMARC, MARC 21 и EAD используются в качестве обменных форматов данными между различными системами и организациями. Внутренние форматы в каждом архиве не будут кардинально изменены. Речь идёт о способности и возможности программного обеспечения конвертировать данные из внутренних форматов в общепринятые форматы обмена данными. Все участники совещания поддержали необходимость государственной поддержки разработки «единого» конвертора из формата EAD в формат RUSMARC, особо подчёркивалась необходимость свободного распространения данного конвертора.

После дискуссии состоялось голосование членов экспертного совета по внесённым предложениям Национальной службы развития системы форматов RUSMARC. Все предложения были единогласно приняты. По словам руководителя Национальной службы развития системы форматов RUSMARC В. В. Скворцова, все добавления будут официально внесены к текст формата RUSMARC в ближайшее время и представлены на сайте службы.

Второе совещание явилось очередным пятым заседанием Совместной рабочей группы по выработке принципов и подходов к совмещению представления и доступа к библиотечным, архивным, музейным ресурсам в соответствии с современными международными стандартами. Был представлен краткий отчёт о деятельности рабочей группы за 2010–2011 гг. На совещании были рассмотрены вопросы, связанные с проблемами формирования единых авторитетных файлов для библиотек, архивов, музеев на основе международной практики, представлены международные стандарты, правила и форматы представления авторитетных данных. Особо было отмечено, что в российском культурном и информационном сообществе подобные проблемы взаимодействия библиотек, архивов, музеев в области использования единых лингвистических средств даже не рассматриваются. Но решение данной проблемы для Президентской библиотеки становится насущным. Фонд Президентской библиотеки имени Б. Н. Ельцина активно пополняется библиотечными, архивными и музейными ресурсами, что требует раскрытия их содержания. Проведение исследований в этой области будет также актуально и для культурного и информационного сообществ в целом. Использование единых авторитетных файлов позволит полноценно создавать различные коллекции, обмениваться информаций, участвовать в корпоративных проектах. На заседании также был обсуждён план работ на 2012 год. В целом направления работ были одобрены всеми участниками. План работ был принят.

Подготовленные по итогам работы совещаний видеоматериалы будут представлены на портале Президентской библиотеки имени Б. Н. Ельцина.